為解決鎮(zhèn)、村檔案收集整理工作量大面廣與檔案業(yè)務指導力量不足之間的突出矛盾，市檔案局在認真總結近年來新農村檔案規(guī)范化建設經(jīng)驗的基礎上，在全市各縣（市）區(qū)探索建立 “兩集中兩巡查一抽查”工作機制，并取得初步成效。
這一工作機制的主要內容，“兩集中”是指在年度歸檔文件整理中，由縣（市）區(qū)檔案局組織鄉(xiāng)鎮(zhèn)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)組織村（社區(qū)）分別開展集中整理立卷；“兩巡查”是指在集中整理立卷階段，由市檔案局對各縣（市）區(qū)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)集中立卷點進行巡回檢查指導，由縣（市）區(qū)檔案局對各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的村（社區(qū)）集中立卷點進行巡查指導；“一抽查”，就是在此基礎上，由市檔案局組織對全市鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村（社區(qū)）案卷質量進行抽查。
目前，全市“兩集中兩巡查”工作已經(jīng)結束，并將于年底前組織進行抽查。全市所有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）100%參加了縣（市）區(qū)組織的歸檔文件集中整理，4252個行政村（社區(qū)）實現(xiàn)了歸檔文件集中整理，占總數(shù)的84.52%。這項新的工作機制，不僅提升了鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村歸檔文件整理的規(guī)范化程度，也在集中整理過程中給大家創(chuàng)造了相互學習交流的機會，特別對新檔案人員順利完成整理立卷工作，提供了很大的幫助。